編者按：一個(gè)人從呱呱落地那一刻起，我們的人生檔案就開(kāi)始了，盡管只是一張小小的出生卡片，但它會(huì )伴隨著(zhù)我們從小學(xué)到中學(xué)……直到走向社會(huì )，而對一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案更是見(jiàn)證它從無(wú)到有，從弱到強的整個(gè)發(fā)展歷程。
眾所周知，檔案工作在眾多行業(yè)中歷來(lái)被認為是個(gè)默默無(wú)聞、普通平凡的行當，但有這樣一位20年“檔齡”的檔案老兵，年復一年，日復一日，用她的智慧、恒心和毅力堅守在這一方天地里，執著(zhù)地安守于自己的人生坐標，以無(wú)私的奉獻精神深深感染身邊的每個(gè)人。
她，就是城發(fā)檔案室主任胡廣麗。循著(zhù)她20年的足跡，見(jiàn)證城發(fā)20年檔案發(fā)展史。
穿過(guò)一排排檔案柜，胡廣麗指著(zhù)一排排整齊碼放的檔案卷宗，如數家珍，“這是工程類(lèi)檔案、這是歷年行政類(lèi)檔案、這是融資類(lèi)檔案、這是會(huì )計類(lèi)…… 就是這一張張圖紙，一盒盒檔案見(jiàn)證城發(fā)的發(fā)展腳步?！?/p>
城發(fā)檔案從最初的幾十卷、幾百卷到第一套2800卷的項目檔案誕生，再到如今的室藏門(mén)類(lèi)檔案總卷數為23580卷，形成公司珍貴的、任何資源都無(wú)法取代的“成長(cháng)日記”，第一份大事記、第一屆董事會(huì )、第一批注冊資金、第一份憑證、第一份公司成立的批復，都是城發(fā)每走一步的見(jiàn)證。
2000年12月，胡廣麗隨“呼市集中供熱二期工程”從富泰熱力公司劃歸到城發(fā)。她從進(jìn)入城發(fā)工作，就參與集中供熱二期工程開(kāi)工資料，以及前期國內外設備材料、設計、施工招投標等工作的資料收集整理工作，見(jiàn)證了這個(gè)工程建設、投運的全過(guò)程。
胡廣麗聊起這段經(jīng)歷特別感慨，“非常感激那段生活、那段歷練，讓她更堅定了干檔案工作的決心，用畢生的時(shí)間記錄城發(fā)發(fā)展的歷程?！?/p>
城發(fā)的檔案管理資源基礎也正是由集中供熱二期工程檔案開(kāi)啟了室藏門(mén)類(lèi)檔案的大門(mén)。隨著(zhù)呼市集中供熱二期工程的前期立項、征地、拆遷、勘察、測繪、設計到工程開(kāi)工、監理、施工建設，工程完工、竣工，到最后的整體驗收，這樣一套完整、齊全的工程檔案就誕生了。它記錄著(zhù)項目建設、工程活動(dòng)的全過(guò)程，記錄著(zhù)建設、施工、監理、設計、勘察等每個(gè)參建單位、每個(gè)崗位的工作人員所付出的辛勤汗水，同時(shí)也留下了檔案管理工作的真實(shí)業(yè)績(jì)，工程取得十九項檔案驗收合格證，審驗竣工資料、竣工圖上千卷，成為城發(fā)第一套項目建設檔案。2005年12月25日集中供熱二期工程進(jìn)行了項目總體驗收，其經(jīng)歷了三年建設二年發(fā)展，“竣工驗收”則為這項宏偉工程畫(huà)上了圓滿(mǎn)的句號。
沒(méi)有檔案的記錄，歷史永遠只能成為“傳說(shuō)”。20年，城發(fā)在不斷發(fā)展，無(wú)數過(guò)往已經(jīng)沉淀，檔案室一張張照片，一段段語(yǔ)音，一句句記錄在發(fā)黃紙張上的文字喚起人們對那段歲月的記憶。
企業(yè)檔案，是一個(gè)企業(yè)成長(cháng)的寶貴資料，也是這企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄。檔案不僅僅是記錄它的成長(cháng)，更多的是利用。
她常說(shuō)，養兵千日，用兵一時(shí)，檔案如同軍隊一樣，它的價(jià)值更多的是在利用。從青澀到成熟，不只是文件單純的收集、整理、保管那么簡(jiǎn)單，更不只是工作中的溝通、協(xié)調、匯報，而是在于在這段工作的積累和歷練中掌握“做一名優(yōu)秀稱(chēng)職的專(zhuān)職檔案工作者應該具備全能型人才”這個(gè)道理。
胡廣麗記憶最深刻的一次是將當年“熱力二期工程”九個(gè)包的設備材料重新按“東區擴建供熱項目”要求的四個(gè)包設備材料進(jìn)行分包、計算、填表、匯總，最終算出設備材料合同價(jià)。當時(shí)已是下午下班回家了，時(shí)間和任務(wù)非常緊急。她說(shuō)，“一開(kāi)始以為聽(tīng)錯了，因為這個(gè)工作量和工作內容，需要設備處、財務(wù)處、合同預算處及檔案室共同來(lái)完成，當時(shí)僅有兩名檔案管理員，僅每包標書(shū)中所涉及的材料名稱(chēng)就讓人感到頭痛，無(wú)從下手?！?/p>
“當時(shí)從技術(shù)室臨時(shí)抽借一名暖通技術(shù)員，開(kāi)始先將各包標書(shū)中的設備材料名稱(chēng)進(jìn)行初步分類(lèi)、摘出、確定。雖然人才工作中積累許多經(jīng)驗，也多次參與了設備材料大型的招、投標會(huì )議，但畢竟不是我的專(zhuān)業(yè)，有很多很細的設備部件不知如何劃分，于是在晚上，只能不停的借助電話(huà)進(jìn)行技術(shù)求助、技術(shù)咨詢(xún)，通過(guò)公司相關(guān)技術(shù)人員的指導，我們一包一包循環(huán)式的分類(lèi)、計算、填表、匯總，整整一個(gè)晚上，困了就洗一把冷水臉，餓了吃一塊兒牛奶糖，就這樣在第二天的凌晨五點(diǎn)結束工作?！?/p>
她常說(shuō)，三百六十行行行出狀元，任何工作沒(méi)有貴賤之分，只有一種認真做事的態(tài)度，每一種行業(yè)、每一個(gè)崗位，無(wú)論它的技術(shù)含量有多少，若想做好做精做到位，就必須付出十倍、百倍的努力與艱辛，在這過(guò)程中、積累中，需要嘗試著(zhù)每一次的失敗、挫折、壓力和磨練。
城發(fā)集團公司檔案室是由城發(fā)供熱分公司檔案室起步的，分公司檔案室2003年成立，是以工程檔案起步逐步收集豐富室藏檔案的綜合資料室。當時(shí)專(zhuān)業(yè)負責供熱分公司日常檔案管理；工程檔案的接收審定工作；文書(shū)檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、統計、裝訂上架及提供利用工作；積極開(kāi)展檔案信息資源編研工作；負責檔案庫房安全規范管理工作。
供熱工程檔案對城發(fā)的生產(chǎn)一線(xiàn)來(lái)說(shuō)尤為重要，供熱管線(xiàn)全部在地下管網(wǎng)，工程完工、土壤回填，所有地下供熱管線(xiàn)的布置全部記錄在竣工圖中，因此工程檔案利用率極高，管網(wǎng)跑水搶修需要竣工圖，在節假日、公休日，只要接到現場(chǎng)搶修電話(huà)，檔案員能在最短的時(shí)間找到檔案，并協(xié)助技術(shù)人員在竣工圖上確定跑水的準確位置或設備的準確型號，以便及時(shí)處理、解決問(wèn)題，真正發(fā)揮了檔案依據、憑證的作用。
2009年8月，城發(fā)實(shí)施了機構改革，將原城發(fā)供熱分公司撤銷(xiāo)，檔案室并入城發(fā)供熱公司行政部，檔案管理工作也站在城發(fā)供熱公司的角度大刀闊斧的開(kāi)展工作。
行政部檔案室開(kāi)始熟悉供熱公司所屬部（室）的工作。確定檔案收集范圍，建立檔案管理框架，并將檔案收集工作放在首位。行政部檔案室制定公司統一的全宗檔案管理辦法，分、子公司設立綜合資料室，城發(fā)公司、城發(fā)供熱公司兩機關(guān)各部（室）設立一名兼職檔案員，行政部檔案室實(shí)施業(yè)務(wù)管理。
截止目前，城發(fā)集團有6個(gè)綜合資料室，12名專(zhuān)職檔案管理員，兼職檔案員24名，形成集團化的檔案管理網(wǎng)絡(luò )體系。
據了解，城發(fā)供熱公司的檔案資源是以原供熱分公司綜合資料室所管理的門(mén)類(lèi)檔案為資源基礎。城發(fā)公司成立10年，一直沒(méi)有檔案室，檔案管理工作幾乎沒(méi)有啟動(dòng)，資料都在各部門(mén)、個(gè)人手里保管。城發(fā)公司成立時(shí)承擔了大量、繁重的工程建設項目，造成檔案管理工作欠缺。2011年供熱公司行政部、城發(fā)公司總經(jīng)辦合署辦公，統一為總經(jīng)辦，檔案室開(kāi)始負責城發(fā)集團的檔案管理。
胡廣麗聊起收集、整理城發(fā)成立10年以來(lái)檔案，她記憶猶新，“將公司10年來(lái)沒(méi)經(jīng)過(guò)系統收集、整理的文件材料、圖表、圖冊、合同、協(xié)議、照片、音視頻等不同載體的門(mén)類(lèi)檔案進(jìn)行建檔，談何容易！”
把檔案管理工作做好、做扎實(shí)，首先要建立健全管理制度。檔案室制定了《檔案收集歸檔制度》《檔案鑒定保管制度》《檔案銷(xiāo)毀制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《檔案提供利用制度》《檔案庫房安全管理制度》等檔案管理辦法，制度的出臺，使集團公司的檔案管理工作中有了統一標準，同時(shí)理順了公司對內對外文件材料的歸檔渠道。
“城發(fā)公司檔案室剛成立時(shí)僅有2人，人員少、工作量大，加班、工作帶回家做是常有的事情。按照《企業(yè)檔案收集范圍》《門(mén)類(lèi)檔案分類(lèi)法》《項目建設檔案整理規范》《科技文件材料整理規范》《會(huì )計檔案管理辦法》《音視頻、聲像檔案管理規范》《檔案主題詞大典》等標準,逐件逐批進(jìn)行分類(lèi)、鑒別、積累,根據公司產(chǎn)生檔案的不同類(lèi)別編制系統、專(zhuān)業(yè)、精確的《城發(fā)檔案分類(lèi)方案》,該方案將根據公司產(chǎn)生檔案的種類(lèi)和數量隨時(shí)遞增,分一級類(lèi)目即管理類(lèi)、工程建設類(lèi)、設備類(lèi)、會(huì )計類(lèi)、聲像類(lèi)、音視頻類(lèi)、實(shí)物檔案類(lèi)及職工檔案類(lèi)等八大類(lèi)；二級及以下類(lèi)目根據公司檔案的實(shí)際情況來(lái)設定。方案中層級設定最多的是供熱工程類(lèi)，檔案分五級,幾乎涵蓋了供熱公司歷年的供熱項目建設檔案,實(shí)現了工程檔案受控的管理目標。收集城發(fā)從成立到2010年十年的檔案，其中管理類(lèi)2000余卷、會(huì )計檔案4000余卷、照片4000張、實(shí)物檔案百余?！?胡廣麗說(shuō)。
城發(fā)檔案管理工作雖然起步較晚，但經(jīng)過(guò)20年的發(fā)展，公司檔案管理工作“以小馬快跑的速度”一步步走上了制度化、規范化、科學(xué)化的軌道，實(shí)現了公司全宗檔案“集中統一管理”的目標。目前，城發(fā)有A、B、C三間檔案庫，面積達300平方米，保管黨政工團類(lèi)，項目建設類(lèi)、會(huì )計類(lèi)、供熱設備類(lèi)、照片類(lèi)、音視頻類(lèi)，實(shí)物檔案及人事檔案八大類(lèi)，其中黨、政、工、團、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)，作為管理類(lèi)。
2015年公司檔案工作在業(yè)務(wù)基礎建設工作逐步完善的情況下，開(kāi)啟了檔案數字化建設工作，配置了數字化建設工作所需的設備設施，包括檔案管理系統及相應的硬件，先后建立目錄數據庫、資料數據庫、實(shí)物檔案數據庫及部分檔案利用率頻繁、保管期限為永久的全文數據庫，形成條目28856條。檔案信息化建設工作，大大提高檔案業(yè)務(wù)工作中的信息采集、文件檢索、數據統計、信息編研、檔案調檔審閱等工作效率。
隨著(zhù)經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展和信息化時(shí)代的到來(lái)，對檔案工作的內外環(huán)境發(fā)生了變化。新的組織和治理形態(tài)不斷催生新的檔案記錄形式和管理模式，檔案工作面臨從傳統載體向數字化管理轉型升級的巨大挑戰。
2018年城發(fā)開(kāi)始全面實(shí)施人事檔案數字化工作。歷經(jīng)近兩年的時(shí)間，完成公司2358卷人事檔案數字化工作，實(shí)現了線(xiàn)上、線(xiàn)下，數據與實(shí)物的完美對接。職工人事檔案數字化建設工作的完成，大大提升了城發(fā)人事檔案工作信息化水平，實(shí)現了職工人事檔案計算機查詢(xún)、無(wú)紙化管理和利用。不僅提高了查檔的準確率，減輕了管檔人員的勞動(dòng)強度，同時(shí)也保護了檔案原件的安全和完整，延長(cháng)了檔案原件的壽命，為職工人事檔案的保存、管護等工作奠定了堅實(shí)基礎。
“城發(fā)人事檔案數字化工作開(kāi)啟后，檔案室工作人員會(huì )同中標的專(zhuān)業(yè)團隊逐項核對檔案進(jìn)行數字化掃描，按照目錄錄入、逐一掃描、逐一修圖、存儲備份、后期處理、上傳前檢測、修改完善、最終上傳等步驟，確保檔案內的每一頁(yè)資料均符合要求。為確保檔案準確、完整、可用，每一冊檔案掃描完成后還安排專(zhuān)人進(jìn)行檢查復核，確保上傳系統的檔案順利通過(guò)檢測，對檢測不通過(guò)的檔案逐項進(jìn)行反查，并及時(shí)進(jìn)行整改，確保上傳的每一份資料均準確無(wú)誤。用我們檔案人的話(huà)說(shuō)，對自己的工作要求就是“零”容錯?！焙鷱V麗說(shuō)。
一份耕耘，一分收獲。城發(fā)檔案工作從零做起，在全市上百家的管檔單位中從沒(méi)有掛號到出現，再到入圍，近三年城發(fā)公司以?xún)?yōu)秀管檔單位脫穎而出。城發(fā)在2017、2018、2019年的全市檔案工作“雙隨機一公開(kāi)”行政執法大檢查中，獲得最佳優(yōu)秀的管檔單位。
光陰似箭，歲月如梭。城發(fā)的發(fā)展起步于集中供熱二期工程，而檔案管理工作也是起步于集中供熱工程，經(jīng)過(guò)20年發(fā)展，如今城發(fā)的供熱工程檔案已經(jīng)形成一套合法合規的完整體系，它不僅對工程管理過(guò)程進(jìn)行了全方位的記錄，更系統地規范了工程管理的流程，成為工程項目管理過(guò)程的指導書(shū)，對工程項目管理有著(zhù)非凡的意義。
城發(fā)的檔案管理正逐步向無(wú)紙化、電子化，影像化的方向發(fā)展，伴隨著(zhù)他的發(fā)展，也將見(jiàn)證城發(fā)的發(fā)展。
